Préparer les factures fournisseurs pour validation

Entreprise de distribution multisite

L’entreprise, qui compte 80 salariés, traitait 2 400 factures fournisseurs par mois. Les pièces arrivaient dans plusieurs boîtes courriel, et la recherche des bons de commande entraînait des retards ainsi qu’un recours à la sous-traitance administrative.

Démarche

1. 01

   Cadrer

   Le directeur financier visait une baisse de 30 % du temps de préparation. Les paiements restaient approuvés par les personnes habilitées. Le périmètre initial comprenait dix fournisseurs réguliers.

2. 02

   Enquêter

   J’ai examiné 500 factures, les heures facturées par le prestataire et les pénalités effectivement payées, pour déterminer si les erreurs venaient de la lecture des pièces, des codes comptables ou de bons manquants.

3. 03

   Expliquer

   Deux explications ont été comparées : la saisie manuelle, ou l’absence de pièces communes entre les équipes. Le diagnostic a conduit à centraliser les documents avant de choisir un outil d’extraction.

4. 04

   Construire

   Quatre options ont été chiffrées : le statu quo, un formulaire standard, une automatisation par règles et une préparation assistée par IA. Les factures structurées restent traitées par des règles lorsque cela suffit.

5. 05

   Éprouver

   Sur 400 factures, l’outil a d’abord fonctionné en parallèle du traitement habituel. Les seuils étaient au moins 99 % d’exactitude sur les champs critiques et 30 % de temps gagné, contrôle inclus. 398 factures ont été traitées sans erreur et le temps est passé de 10 à 6 minutes.

6. 06

   Arbitrer

   Le directeur a autorisé un budget de 21 000 $, dont 6 000 $ de stratégie. L’extraction sert à préparer la validation et ne déclenche aucun paiement. Les factures atypiques retournent au traitement manuel.

7. 07

   Piloter

   Le contrôle mensuel rapproche les économies prévues des factures du prestataire et des pénalités. Toute nouvelle forme de document est testée avant d’être ajoutée au périmètre.